ISSN 1436-3011

15.03.2010

CSCW - Workflow und Groupware
Einwurf

Chancen und Grenzen von CSCW oder die Vision des Herrn V.

Seit mindestens fünftausend Jahren ist bekannt, dass komplexe Aufgaben tunlichst mit mehreren Leuten anzupacken sind, die in einem Team zusammenarbeiten, um ein gemeinsames, mehr oder minder hoch gestecktes Ziel zu erreichen. Die Ägypter haben uns das vorgemacht. Aber auch in weniger ambitionierten Projekten, mit weniger Außenwirkung und Persistenz ausgestattet, hat Teamarbeit alles in allem gut funktioniert, denken wir etwa an das letzte Stadtfest oder - elf Freunde sollt ihr sein - an das Wunder von Bern.

Nachdem die großen Erkenntnisse gewonnen und die Erdteile erkundet sind, entwickelt der moderne Mensch Rechner und mit ihnen komplexe Informationssysteme, um mehr oder weniger komplexe Aufgaben zu erledigen. Aufgaben, die früher Stunden gekostet haben, können wir jetzt in Tagen erledigen, das ist ja einfach So einfach, dass wir auf Teamarbeit verzichten und auf die Macht der Maschine setzen. Sollte es Koordinationsbedarf geben, sollte die linke Hand nicht wissen, was die rechte macht, berufen wir ein Meeting ein. Wenn die Zeit in Meetings die wöchentliche Arbeitszeit zu übersteigen droht, erinnern wir uns an die Teamarbeit und ersinnen Konzepte und Systeme, die nicht nur individuelle Funktionen erledigen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Menschen unterstützen, genial

Das denkt auch Inno Vativ, Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens. Zudem wüsste er gern - aus reiner Neugier versteht sich -, wie genau die Arbeit in seiner Firma erledigt wird, wer was tut, wer nichts tut und warum nicht, welche Daten zur Bearbeitung bestimmter Vorgänge notwendig sind, bis wann der Vorgang Friedrich erledigt sein muss und warum er es nicht sein wird. Neben der Befriedigung der Neugier kann die Betrachtung solcher Abläufe auch anderen Zielen dienen. Vieles funktioniert besser und schneller, wenn Prozesse, bestehend aus Aktivitäten und Abhängigkeiten zwischen diesen, betrachtet werden. Sonst kann es vorkommen, dass Meier auf das Produkt von Müllers Arbeit wartet, während dieser in südlichen Gefilden weilend seinen wohlverdienten Urlaub genießt.

Herr Vativ findet das einleuchtend und hält es für nahe liegend, auch in seiner Firma Abläufe zu betrachten. Er hat auch schon von CSCW und Workflow gehört und denkt, wie schön wäre es, wenn unsere Abläufe übersichtlich beschrieben wären und wir sie flott, flexibel und sicher ausführen könnten. Schneller als die anderen. Dann weiß Meier stets was Müller macht, und der Chef ist immer über die Aktivitäten seiner Mitarbeiter informiert. Auch dem Kunden Friedrich kann man schnell sagen, wo sein Vorgang hängt, immerhin. Vielleicht sogar einschreiten und für eine schnellere Bearbeitung sorgen, Friedrich freut sich. Prozesse sind explizit modelliert, sie liegen auf dem silbernen Tablett vor uns und warten darauf, analysiert, verbessert zu werden. Meetings sind überflüssig, kein Klärungsbedarf, alle wissen Bescheid. Von einem Meeting ins nächste flitzende Manager gehören der Vergangenheit an, mehr Zeit für die Arbeit.

Das klingt interessant. Inno Vativ beschließt, ein modernes CSCW- System zu beschaffen, mit Groupware und Workflow, einmal komplett. Wir haben schließlich lange genug in Meetings gesessen und über nichtigere Dinge gestritten. Das schöne neue System ist geliefert und muss eingerichtet werden. Das erfordert ein sofortiges Meeting. Wer soll welche Aktivitäten erledigen, wie sehen die Abläufe aus, sind sie veränderungswürdig ("Was? Das haben wir doch schon immer so gemacht!"), welche Daten gibt es und wer darf welche sehen, verändern, löschen? Berater beraten uns, alles nicht so einfach, aber wir helfen ihnen gerne. Tagessätze. Nach Euro und Y2k sind Ressourcen frei. Wenige Wochen nach der Installation des Systems sind wir in der Lage, Ausleihvorgänge des portablen Beamers problemlos zu handhaben, ohne umständliches Telefonat und lästigen Notizblock. Kurze Zeit später der erste Workflow, Reisekostenabrechung. Ein Hauch von Return on Investment weht durch die Büros. Berater kommen selbstsicher zehn Minuten zu spät zum Meeting und grinsen in die Runde, geschafft

Dieser großartige Erfolg wird mit gutem Essen und Erfrischungen gefeiert, es wird spät, Herr Vativ geht müde, doch zufrieden zu Bett. Er beschließt, die Kernprozesse seiner Firma gründlich erheben und analysieren zu lassen. Und auch eine Veränderung hier und dort wird nicht ausgeschlossen, innovativ sein. Bestehende Prozesse werden auseinander genommen und neu, verbessert wieder zusammengesetzt. Es gibt keine redundante Arbeit mehr, Liegezeiten werden minimiert, bestehende Informationssysteme und Datenbankanwendungen werden integriert, alles läuft schnell und sicher, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. Es funktioniert, alles fließt. Wir haben die Technologie im Griff, aus bestehenden Komponenten werden schnell neue Prozesse modelliert, die neue Produkte bereitstellen. Die Produkte sind online verfügbar, es spricht sich im Netz schnell rum, wir haben Traffic auf der Site, Umsatz. Über die Anfangsprobleme lächelt Inno Vativ nur noch. Es hat sich gelohnt, wir expandieren, sind Marktführer und planen den Börsengang. Wer zeichnet? "Ich!" ruft Herr Vativ, reibt sich die Augen und sitzt kerzengerade im Bett.

Mathias Weske

HMD, Heft 213, Juni 2000