ISSN 1436-3011

02.09.2010

Financials
Die GDPdU und ihre Konsequenzen für die ASP-Dokumentenarchivierung
Florian Kornprobst, Christian von Ehrenstein, Dirk Frosch-Wilke

Zusammenfassung

Seit dem 1. Januar 2002 müssen alle Steuerpflichtigen ihre originär digitalen und steuerlich relevanten Daten in strukturierter Form für die Steuerprüfung elektronisch verfügbar halten. Dieser Pflicht nachzukommen stellt viele Unternehmen gerade im Hinblick auf die Archivierungsanforderungen derzeit vor große Probleme.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Grundsätze zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und ihre Konsequenzen für die IT-Systeme in den Unternehmen. Im Rahmen der Archivierung elektronischer Abrechnungen stellt das Outsourcing insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine Alternative zur Inhouse-Archivierung dar. Dies eröffnet geschäftliche Perspektiven für Application Service Provider (ASP) im Bereich der GDPdU-konformen Dokumentenarchivierung. Im Beitrag werden drei verschiedene Lösungsansätze für ASP- Archivanbieter dargestellt und jeweils aus Sicht des outsourcenden Unternehmens und der Finanzverwaltung bewertet.

Inhaltsübersicht

1. Einleitung
2. Neuerungen in der steuerlichen Betriebsprüfung
   1. Ausgangspunkt und Zielsetzung
   2. Betroffene Rechtsvorschriften
   3. Wesentliche Aspekte der GDPdU
      1. Zugriffsumfang und steuerrelevante Daten
      2. Zugriffsarten
      3. Archivierung
3. Funktionsweise eines ASP-Archivs
   1. Grundsätzliche Geschäftsmodelle
   2. Datenübertragung zum Archivanbieter
   3. Archivierung der Daten
4. Realisierung eines GDPdU-konformen ASP-Dokumentenarchivs
   1. GDPdU-konforme Archivierung der Daten
   2. GDPdU-konforme Datenbereitstellung
      1. Rückspielen der Daten in die Produktivsysteme
      2. CD-Erstellung für die Datenträgerüberlassung
      3. Direkte Prüfung auf dem ASP-Dokumentenarchiv
5. Literatur

HMD, Heft 233, Oktober 2003