ISSN 1436-3011

18.03.2010

Business Engineering
Identifikation von Best Practices durch Geschäftsprozessmodellierung in öffentlichen Verwaltungen
Jörg Becker, Lars Algermissen, Patrick Delfmann, Thorsten Falk, Björn Niehaves

Zusammenfassung

Die Optimierung von Geschäftsprozessen hat in den letzten Jahren auch im Rahmen der Modernisierung öffentlicher Verwaltungen mehr und mehr an Bedeutung gewonnen. Die ca. 13.000 deutschen Kommunalverwaltungen zeichnen sich durch ein größtenteils gleich gelagertes Aufgabenspektrum aus. Die zur Erbringung dieser Aufgaben erforderlichen Verwaltungsprozesse lassen potenziell hohe Strukturanalogien vermuten. Im Rahmen prozessorientierter Reorganisationsprojekte kann die systematische Identifikation von Best-Practice-Ansätzen und deren Übertragung auf andere Verwaltungen einen entscheidenden Beitrag zur Rationalisierung und Kostenreduktion leisten. Im Rahmen des Projekts Regio@KomM wurden diese Zielsetzungen aufgegriffen und 160 Verwaltungsprozesse auf ihr Reorganisationspotenzial hin untersucht. Die identifizierten Schwachstellen, Best Practices und Migrationskonzepte zeigen, dass zur Umsetzung einer geeigneten informationstechnischen Unterstützung, welche die Prozessqualität verbessert und die elektronische Bereitstellung von Verwaltungsdienstleistungen ermöglicht, eine minimale Menge von organisatorischen Maßnahmen und IT-Infrastrukturkomponenten notwendig ist. Hier sind z.B. die Einführung und flexible Handhabung von Prozessverantwortlichkeiten und Unterschriftsbefugnissen sowie der Einsatz von virtuellen Poststellen, Dokumenten- und Workflow-Management-Systemen zu nennen.

Inhaltsübersicht

1. Prozessorientierte Reorganisation im Projekt Regio@KomM
2. Prozessauswahl und Ist-Modellierung
   1. Ermittlung des Reorganisationspotenzials
   2. Aufnahme und Modellierung des Ist-Zustandes
3. Schwachstellenanalyse
4. Entwicklung von Migrationskonzepten zur Realisierung von Best-Practice-Prozessen
5. Literatur

HMD, Heft 241, Februar 2005